PIRATEx und die Entwicklung von Event-Formaten ab 2020

Als Eventagentur, die kurz vor dem Beginn einer der größten globalen Herausforderungen im Jahr 2020 gegründet wurde, hatte PIRATEx Event Productions keine andere Wahl, als sich anzupassen und sich mit dem Markt zu entwickeln. Die Eventbranche sah sich in den letzten Jahren mit vielen Herausforderungen konfrontiert, darunter die Umstellung von Eventformaten, die Notwendigkeit, Technologie in ihre Veranstaltungen zu integrieren und die neuen Erwartungen des Publikums, nachdem sich die Branche wieder stabilisiert hat.

In diesem Blogartikel gehen wir darauf ein, wie der Wechsel in der Veranstaltungsbranche PIRATEx dazu zwang, sich schnell an eine neue Nachfrage anzupassen, und wie es dem Unternehmen gelang, in einem so anspruchsvollen neuen Markt zu bestehen.

PIRATEx schafft unvergessliche Events

PIRATEx ist eine Eventagentur mit Sitz in Köln. Offiziell gegründet im Jahr 2020, ist PIRATEx mehr als nur eine Eventagentur. Es ist ein Team von leidenschaftlichen Event-Organisatoren, die sich zum Ziel gesetzt haben, außergewöhnliche Erlebnisse für alle Zielgruppen zu kuratieren. Mit einem reichen Erfahrungsschatz, der in der Kölner Startup-Kultur verwurzelt ist, organisiert PIRATEx nicht nur Veranstaltungen, sondern fördert auch wertvolle Verbindungen und schafft erinnerungswürdige Erlebnisse für Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Events. Was PIRATEx von anderen Eventagenturen unterscheidet, ist unser lösungsorientierter Ansatz – wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um Herausforderungen zu meistern und gemeinsam das bestmögliche Erlebnis zu schaffen. Unser dynamisches und kreatives Team lebt davon, “out of the box” zu denken und jedem Projekt neue und einzigartige Perspektiven zu geben. Wir planen nicht einfach nur Veranstaltungen, wir schaffen Erlebnisse und Momente der Begegnung zwischen Menschen.

2020: Wir werden eine Agentur für digitale Events

Wenige Monate nach der Gründung unserer Agentur und der Etablierung auf dem Eventmarkt in Deutschland mussten wir uns der größten Hürde stellen, mit der niemand gerechnet hatte: der Pandemie. Innerhalb einer Woche waren alle unsere Businesspläne und Ziele für das Jahr über den Haufen geworfen, da die Pandemie die Eventbranche komplett lahmgelegt hat. Also taten wir das Einzige, was wir tun konnten: Wir verschoben alle unsere Veranstaltungen und erstellten einen Aktionsplan. Relativ schnell wurde klar, dass einige Veranstaltungen nun von Vor-Ort-Events auf Online-Events umgestellt werden mussten. Da wir hier Potenzial für die Zukunft und durchaus auch eine gute Möglichkeit sahen, eigene Veranstaltungen zu realisieren, nutzten wir diese Zeit, um uns noch intensiver mit dem Thema “Remote Events” zu beschäftigen.

Wir haben uns 3 Ziele gesetzt, die wir erreichen müssen, bevor wir in den Markt gehen und neue Kunden finden. Erstens mussten wir unser Geschäftsmodell schnell ändern und unser Unternehmen von einer Eventagentur zu einer Agentur für digitale Events umwandeln. Wir überlegten uns mehrere Möglichkeiten, wie wir bestehende Veranstaltungen, die eigentlich hätten stattfinden sollen, in ein digitales Event Format umwandeln, anpassen und weiterentwickeln könnten. Dann mussten wir Inhalte für die Planung und Durchführung von Remote-Events erstellen. Wir gaben unser Wissen und unsere Erkenntnisse in einem kostenlosen Leitfaden weiter, den jeder herunterladen konnte, um mehr über die Durchführung von Veranstaltungen in einem digitalen Event Format zu erfahren. In einem dritten Schritt begannen wir, ein Netzwerk aufzubauen und unser Wissen direkt mit der Community zu teilen. So entstanden die Deep Dive-Webinare und -Podcasts, in denen wir die Grundlagen vorstellten, die jeder Organisator von digitalen Veranstaltungen kennen sollte, und unsere eigenen Erfahrungen mitteilten.

Schließlich waren wir bereit, auf den Markt zu gehen und unser Wissen in die Tat umzusetzen. Dank unseres Leitfadens und unserer Webinare konnten wir uns als Ansprechpartner für die Organisation virtueller Veranstaltungen positionieren und schnell neue Leads und Aufträge gewinnen.

2021: Ausweitung unserer Kompetenz

Nach diesem schlagartigen Wechsel zu digitalen Veranstaltungen war es unser Ziel, unser Geschäft weiter auszubauen und unsere Position als virtuelle Eventagentur zu festigen. Innerhalb eines Jahres organisierten wir mehr als 150 virtuelle Veranstaltungen, und unser Team vergrößerte und verdoppelte sich innerhalb weniger Monate. 

Dank unserer schnellen Reaktion wurden wir für unser digitales Fachwissen und unseren Einsatz von Eventtech-Plattformen bekannt, um das beste Erlebnis für das Publikum zu gewährleisten. Wir haben viele Plattformen und Lösungen ausprobiert, aber jeden Tag kamen neue hinzu. Also beschlossen wir, ein Eventtech-Verzeichnis zu erstellen, in dem alle Eventtech-Plattformen und -Lösungen gesammelt werden, die für die Organisation virtueller Veranstaltungen genutzt werden können. Dieses Verzeichnis wurde von unserer Community sehr geschätzt, und viele Unternehmen meldeten sich bei uns, um sicherzustellen, dass ihre Technologie aufgenommen wird. Inzwischen haben wir über 450 Anwendungen, von denen wir viele für unsere eigene Veranstaltung ausprobiert haben.

Für Ende 2021 haben wir ein vorsichtiges Comeback zu persönlichen Veranstaltungen ins Auge gefasst. Aber mit all den Einschränkungen wollten viele Unternehmen hybride Event Formate ausprobieren, um das Beste aus beiden Welten zu erhalten: Ein kleines persönliches Publikum vor Ort und zusätzlich eine größere Anzahl digitaler Teilnehmer. Viele Eventtech-Anbieter sahen den Wandel kommen und passten ihre Angebote an, um hybride Veranstaltungen zu ermöglichen. 

Als Eventagentur organisierte PIRATEx gegen Ende 2021 einige hybride Veranstaltungen, aber wir konnten schnell die Vor- und Nachteile eines solchen Formats erkennen, vor allem, dass sich niemand wirklich darüber einig war, was hybrid wirklich bedeutet. Reden wir über ein hybrides Publikum? Eine Hybrid-Produktion? Oder etwas völlig anderes? Das war verwirrend, und so mussten wir wieder einmal lernen und uns anpassen.

2022: Event-Formate, die funktionieren

In den vergangenen zwei Jahren hat das PIRATEx-Team viel gelernt, und wir haben viele verschiedene Event Formate entdeckt und ausprobiert, ob digital oder hybrid. Das erste, was wir gelernt haben, war, dass die Veranstaltungskonzepte der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung sind, nicht ihr Format. Keine Veranstaltung ist wiederholbar, man muss jedes Mal bei Null anfangen und die Technologie je nach den Bedürfnissen und Vorlieben des Kunden anpassen. Sie müssen sich auf die Erwartungen Ihrer Teilnehmer konzentrieren und dürfen nicht eine Vielzahl von Funktionen oder Zusatzfunktionen auswählen, die die Teilnehmer am Ende nur verwirren werden. Außerdem sollten Sie sich über den Wert im Klaren sein, den Sie Ihren Teilnehmern bieten. Es geht nicht nur darum, eine Veranstaltung zu organisieren, sondern Sie müssen sicherstellen, dass das, was auf Ihrer Veranstaltung diskutiert und geteilt wird, wertvoll ist.

Insgesamt hat die digitale Wende, die die Veranstaltungsbranche in den letzten Jahren erlebt hat, neue Event Formate hervorgebracht. Zum einen haben wir eine Zunahme von Studio- und Hybridproduktionen erlebt, bei denen Veranstaltungen entweder in einem entfernten Studio oder vor Ort produziert und dem Publikum vor Ort und digital präsentiert werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Reichweite einer Veranstaltung zu vergrößern. Dann wurde das Konzept der Satellitenveranstaltungen immer relevanter. Anstatt eine große Veranstaltung zu organisieren, verlangten die Menschen nach mehr und kleineren Veranstaltungen, um ein maßgeschneidertes Erlebnis und eine bessere Verbindung mit der Gemeinschaft zu ermöglichen. Es gab auch einen Wechsel zu einem stärker auf die Community ausgerichteten Modell, bei dem das Event Format erweitert wurde, um das ganze Jahr über einen Mehrwert zu bieten.

2023: Phygital und digitale Add-ons

Auch wenn wir hauptsächlich zu persönlichen Veranstaltungen zurückkehren, sollten wir all die digitalen Eventtechnologien, die in den letzten Jahren entwickelt wurden, nicht außer Acht lassen. Wir bei PIRATEx sind der Meinung, dass digitale Add-ons Ihrer Veranstaltung sehr dabei helfen können, die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu erhöhen, die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern zu erleichtern und Inhalte für Ihre Community zu erstellen. An dieser Stelle sprechen wir von phygitalen Veranstaltungen: physische Veranstaltungen mit digitalen Elementen.

Die Digitalisierung hat viele Aspekte der Veranstaltungsbranche völlig verändert. Digitale Plattformen bieten nicht nur eine einzigartige Möglichkeit, ein Publikum über Grenzen hinweg und auf Abruf zu verbinden, sondern auch viele neue Möglichkeiten, den Wert und die Wirkung einer Veranstaltung zu messen. Die Datenmöglichkeiten, die digitale Add-ons und Plattformen bieten, ermöglichen es Veranstaltern, ihre Eventdesign-Entscheidungen zu analysieren und Wege zu finden, ihren Teilnehmern einen zusätzlichen Nutzen zu bieten. Mit Veranstaltungsdaten können Sie das Interesse und Engagement Ihrer Teilnehmer in Echtzeit verfolgen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen kontinuierlich verbessert werden und einen Mehrwert für Ihre Teilnehmer bieten. 

PIRATEx hat viele digitale Add-ons für Veranstaltungen entwickelt, um diesen Trend zu unterstützen, insbesondere die Lösung Event TV.

Zusammenfassung

Die Reise der PIRATEx Event Productions von 2020 bis 2023 ist ein Beispiel für die transformative Entwicklung in der Eventbranche, die mit beispiellosen Herausforderungen konfrontiert war. Als die Pandemie ausbrach, schwenkte die Agentur schnell von traditionellen auf digitale Event Formate um und ergriff die Gelegenheit, das Wesen von Erlebnissen neu zu definieren. Dank unserer strategischen Initiativen konnten wir uns als renommierter Anbieter in der Veranstaltungsbranche positionieren.

Mit Blick auf das Jahr 2023 setzt sich das PIRATEx-Team für die Verschmelzung von physischen und digitalen Bereichen bei Veranstaltungen ein, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, dqw bestmögliche Erlebnis für alle zu schaffen.

[Artikel aktualisiert am 10.09.2023]